5 consejos para redactar correos de manera profesional
El correo electrónico es la herramienta fundamental para la comunicación dentro y fuera de la oficina. Aprende cómo mostrarte profesional a través de este medio.
– El saludo y la despedida en un correo
Un correo debe siempre iniciar con una breve introducción o saludo para luego dar lugar al contenido en sí mismo. De este modo el lector sabrá con quién habla. Si colocas el nombre del destinatario, les harás saber con quién pretendes comunicarte. Siempre que finalices un mensaje agradécele al destinatario para demostrar que eres cortés y respetuoso.
Personaliza tu firma. Esta opción está disponible para la mayoría de los servicios de correo y si bien no sustituye un saludo personal, le permite al destinatario conocer tu posición y la empresa en la que trabajas.
– Aclara tus intenciones desde el comienzo
El asunto debe ser claro y conciso, recuerda que es lo primero que el lector verá. Además, cuando el destinatario solo tiene 1 o 2 minutos para ver sus correos, deberías intentar escribir directamente lo que deseas, y no dar vueltas.
– Cuida la puntuación, la gramática y la ortografía
Parte de lo que implica ser profesional es saber cómo utilizar la puntuación y la ortografía. En el 95% de las correspondencias lo más conveniente es utilizar puntos y signos de interrogación. Utiliza los signos de exclamación solamente cuando se trate de conversaciones casuales y cuando tengas cierta familiaridad con el destinatario.
Las faltas de ortografía son un error serio en el que no puedes caer porque definitivamente te harán perder credibilidad y reputación. La mayoría de los correos te permiten utilizar un corrector de ortografía y gramática, ¡asegúrate de utilizarlos! Si escribes estos correos a mano, te puede interesar este invento
– Considera al destinatario del correo
Considera a quién te estás dirigiendo. Los correos en la interna de una empresa pueden ser más distendidos. Puedes optar por un tono más accesible sin descuidar la gramática.
Opta por tener 2 cuentas separadas de correo, una para los de índole personal y otra para los profesionales. De este modo podrás mantener el profesionalismo de la casilla y limitar el uso de esa cuenta para los correos importantes.
– No dejes pasar el tiempo
En el mundo de los negocios “el tiempo es dinero”. Nunca dejes a un cliente más de 2 días esperando por tu respuesta. Esperar la contestación puede afectar el progreso de un proyecto. Asegúrate de responder rápidamente, pero con propiedad.
Aunque el uso de los e-mails tiene sus más y sus menos, es un soporte de comunicación que parecer estar asentado para un muy largo tiempo, y conviene utilizar esta herramienta de la forma más eficiente.